Így lehetnek jobb meetingjeid

Vannak, akik rendre tévesen a meetinget és a workshopot egymás szinonimáiként használják. Bár a meeting és a workshop között nincs egyenlőségjel, de minden meeting jobb lehet, ha átveszi a workshopok legjobb gyakorlatait.

Akik személyesen ismernek tudják, hogy nem vagyok nagy híve a meetingeknek. Nyílt “meeting ellenségem” csak részben köszönhető annak, hogy több száz órát töltöttem ilyen eseményeken az elmúlt több mint 10 évben. De valójában nem a meeting műfajával van gond, hanem inkább a meetingeknek sajnos a többségét adó tervezetlen, strukturálatlan ad-hoc csoportos munkával.

Az elmúlt 2 évben kezdtem igazán workshopokkal foglalkozni, és a meetingekkel szemben számomra szinte sorsfordító eszköztárat adott a jól tervezett workshop. A workshop technikák ugyanis számos eszközt és alapszabályt biztosítanak ahhoz is, hogy jobb meetingeket tervezzünk.

Mi a különbség a meeting és a workshop között?

Mielőtt nagyon belemennénk a meeting optimalizálásba tisztázzuk a két műfaj közti különbségeket.

Az alapvető különbség a workshop és a meeting között, hogy a workshop minden esetben tervezett, strukturált, egy előre definiált cél elérése érdekében történő csapatmunka. A cél lehet problémamegoldás, ötlet generálás, vagy egyetértésre jutás a team tagok között. 

Bár vannak kivételek, a meeting akkor működik inkább jól, ha a csapattagok információt akarnak cserélni. Míg a workshop akár több napos esemény is lehet, a meeting időtartalma 5 perctől 1 óráig terjedhet. 

Ami miatt egy designernek a workshop egy izgalmas lehetőség lehet, hogy echte design feladatról van szó: meg kell tervezni a workshop élményét, ugyanúgy mint egy service vagy éppen egy termék élményt. A workshopnak ugyanis szintén van egy célja, van eleje, van vége is, tehát tervezhetünk rá journeyt, mint ahogyan a service és a ux designban is szoktunk:

Workshopról beszélünk, ha:

• Ki van jelölve egy elérendő cél
• Strukturált agenda mentén zajlik
• Tervezett és irányított egy facilitátor által
• Minden résztvevő ötletekkel vagy inspirációval távozik
• A résztvevők élvezik
• Továbbfejleszti a team kollektív intelligenciáját
• A cél elérése előre meghatározott időn belül történik

Jelek amik arra utalnak, hogy nem workshopról van szó

• Nincs kijelölve elérendő cél, vagy output
• A résztvevők akkor kezdenek el gondolkodni a célon, amikor megérkeznek az eseményre
• Klasszikus, strukturáltan brainstorming
• Kollaboratív esemény ugyan, de facilitátor nélkül
• A résztvevők ötletek és inspirációk nélkül távoznak
• A résztvevők kaotikusnak és stresszesnek érzik az eseményt
• Egy-két domináns team tag uralja a beszélgetést
• A döntés nem konszenzusos, hanem hierarchia alapján születik

A workshopok struktúrája

A workshopok során lényegében kezdetben divergens majd konvergens gondolkodásra épülő feladatok sorát építjük fel a kívánt, és pontosan definiált cél elérése érdekében. 

A divergens aktivitások során a a csapattagok minél több ötlet dobnak be, vagy éppen nagy számú kommentet adnak egy adott témához kapcsolódóan. Ennek érdekében olyan játékos feladatokat használunk, amik segítenek a csapattagokat akár vad ötletekkel is előállni. Emellett alkalmazunk még olyan technikákat is – például az egyedül, mégis együtt – amelyek segítenek csökkenteni a csoportdinamikai torzításokat, így a meetingekkel ellentétben az introvertáltak ötletei és meglátásai is ugyanúgy felszínre kerülnek, mint a hangosabb csapataggoké. 

A divergens tevékenységeket konvergens tevékenységek követik, ahol a team tagok azonosítják és értelmezik a generált ötletek és inputok mintáit és témáit, majd azon munkálkodnak, hogy rangsorolják azokat az ötleteket, amelyek a leginkább megvalósíthatók, vagy éppen amelyek a legnagyobb potenciállal kecsegtetnek. 

Az eredményes workshop alapfeltételei

A workshop tervezés és a workshop lebonyolítás kapcsán is vannak olyan komponensek amelyek elengedhetetlenek a siker érdekében. 

• Diverzitás: Minél heterogénebb összetételű csapat, nemek, szakmai háttér, vélemények tekintetében. A több perspektíva jobb kimenetet eredményez, a kutatások szerint magasabb kollektív intelligenciát eredményez. 
• Házi feladat: Egy apró házi feladat – például arra kéred a team tagokat, hogy kérdezzék meg egy ismerősüket az adott témáról – inspirációt adhat a résztvevőknek, és jó felütése a workshopnak.
• Fókusz: Kritikus, hogy a csapattagok minél jobban fókuszban tudjanak maradni, ezért el kell kerülni a túlterhelésüket, és segíteni kizárni a figyelemelterelő faktorokat (email, telefonhívások).
• Viselkedés: A pozitív, konstruktív viselkedés ösztönzésére kell törekedni. 

Azt ugyan néha bicskanyitogatónak találom, amikor egy meetingre azt mondják, hogy workshop kétségtelen, hogy a workshopolás alapszabályait lehet alkalmazni a meetengekre is. 

Mit lehet átemelni a workshopokból a meetingekbe?

A meetingeket lehetelen száműzni a vállalati életből, de ha már így alakult, legalább optimalizálunk rajtuk. 

Bár a meetingeknek nem kell feltétlenül a workshopokhoz hasonló pontosan tervezett struktúra, azért még sem lehetnek teljesen strukturálatlanok, mert akkor szinte semmi esély az eredményességre.

A jó meeting is felkészülést is igényel

Bár vannak kiváló improvizatív személyiségek a vállalati életben, tervezés nélkül nem sok esély van az eredményességre. A legelterjedtebb arány a meetingek kapcsán a 10% tervezés, 80% meeting, 10% follow-up. Ezzel szemben a legeredményesebb

nyabb az 50% felkészülés 20% meeting, 30% follow-up arány.

Ha nem tudod mit akarsz elérni, felesleges meetingelni

A tervezés első lépése, hogy azonosítsd a célokat, amiket el akartok érni. A listának nem kell hosszúnak és komplikáltnak lennie, 3-5 bullet point vagy mondat elegendő a kiinduláshoz. 

Az agendában a célokat szélszerű megosztani, így így biztosíthatod, hogy “mindenki ugyanarra a meetingre érkezzen”.

A megfelelő résztvevőkkel

A meeting csak akkor lesz sikeres, ha csak a megfelelő emberek vesznek részt rajta. Ha túl sok a résztvevő akkor fennáll az esélye, hogy túl sok ember idejét pocsékolod anélkül, hogy elérnél bármit is. Ha túl kevés, akkor előfordulhat, hogy nincs jelen a megfelelő döntéshozó, vagy olyan résztvevő akinek kellő információja van a meetingről. 

Hány résztvevőt kell meghívni? Nincs szigorú szabály, de íme a 8-18-100 irányelv:

• A kis létszámú, maximum 8 fős meeting a döntéshez a megegyezéshez ideális 
• A közepes, maximum 18 fős meeting brainstormingnál működhet
• A nagy létszámú meetingek, akár 100 fővel a széleskörű információ megosztásánál, nagy horderejű bejelentéseknél jöhetnek szóba

Viszont a résztvevők számánál fontosabb a csapat diverzitása. Ahogyan fent említettem a workshopoknál alapszabály a minél nagyobb diverzitásra törekvés, melyet érdemes a meeting résztvevők kiválasztásnál is alkalmazni.

Vizualizáld a beszélgetést

Jól ismert kognitív korlátok miatt nem várhatod el, hogy a meeting résztvevői minden fontos adatot memorizáljanak. Ezért kell a beszélgetést – értelemszerűen adatokat, témákat és ötleteket – egységes formában megjeleníteni. 

Ennek egyszerű módja, ha az infókat white boardra, stikckyre, vagy a mostani életünk fényében remote kollaborációs eszköz segítségével, például Miroba/Muralba rögzíted. 

Ezzel el lehet kerülni az ellentétes interpretációkat, és mentális energiát spórolsz azáltal, hogy a részvevőknek kevesebb adatot kell a fejükben tárolniuk. 

A lezárás kritikus

A meeting egyik legfontosabb része a lezárás. Ha az expereince szempontjából nézzük, akkor erre fognak legjobban emlékezni az emberek a peak-end szabály miatt.

A meeting tehát tudatos lezárást igényel, jellemzően egyébként a lezáratlan meetingek az okai annak, hogy ezeknek az eseményeknek sok esetben nincs eredményük.

Ezek a lépések lehetnek hasznosak a lezáráshoz:

• A kulcs döntések és a következő lépések megerősítése
• Megegyezés a konkrét lépések felelőseiben
• Deadlineok meghatározása az egyes lépésekhez
• Visszajelzés kérése a meetingről, például az esemény után kiküldött űrlap segítségével

Pro tip: Timeboxold a meeting feladatokat

Tapasztalataim szerint az egyik leghatékonyabb eszköze a workshopoknak a timeboxing, az egyes feladatokra meghatározott időt tervezünk és azt igyekszünk be is tartani. Ha a meeting keretei engedik érdemes elgondolkodni hasonlón, ezzel ugyanis elejét lehet venni a végtelen vitáknak: szánjatok a napirend egyes tevékenységeire meghatározott időt és tartástok be ezt az ütemtervet. Ez a megközelítés arra kényszeríti a csapatot, hogy hatékonyabban gondolkodjon, és elkerülje az ismétlődő vitákat. 

Életünk során, hacsak nem fizikai munkával keressük a kenyerünket jelentős számú meetingen kell a munkánk kapcsán résztvennünk. Bár a workshop egy sokkal eredményesebb módszertan a csapatmunkához, néhány alapelemének átvételével és alkalmazásával sokat javíthatunk a hagyományos meetingeken is.