Personal sprint: időnyerő hackek, hogy végre a lényegre fókuszálj!

Szeretjük a design sprinteket, főleg, ha nem csak egy adott projektet, hanem a saját időbeosztáunkat tudjuk egy keretrendszerben optimalizálni.

Ezért is vágtam bele Jake Knapp és John Zeratsky nagyot ígérő könyvébe, aminek az alap üzenete azonnal meggyőzött: a Make time gyakorlati iránymutatást ad arra, hogyan keríts időt az igazán fontos dolgokra.

A szerzőkről: Jake és JZ neve nem ismeretlen a tech szakmában, olyan volumenű termékek tervezésében vettek részt, mint a Gmail vagy a YouTube. A szakmai polcunk kiemelt darabja a Sprint című könyvük is, amiben már bebizonyították, ha egy adott kihívásra készen kapod a lépéseket és a lehetséges megoldási technikákat, onnan már nehéz nagyot hibázni.

A Make time nem arra hivatott, hogy egy atombiztos listát adjon a kezedbe pontosan lekövetendő lépésekkel. A szerzők már az elején leszögezik, hogy mind mások vagyunk, ami egyikünknél működik, másnál nem biztos, hogy hatékony lesz, ezért egyénileg kell tesztelnünk, mi az, ami a mi esetünkben segít időt nyerni.

Szánj időt arra, hogy időt nyerj!

A könyv szerint akkor tudod hatékonnyá tenni a napod, ha

• Meghatározol egy célt
• Ráfókuszálsz
• Maximalizálod az energiaszinted
• Értékeled a technikáid hatékonyságát a fenti célok optimalizálásához

A Make time ezeken a lépéseken vezet minket végig, minden pont egy-egy fő egység, melynek részeként rengeteg gyakorlati ötletet kapunk. Pontosan 87-et, amit a szerzők maguk teszteltek. Úgy is tekintettem rá, ahogy ők is javasolták: egy recetpkönyv, aminek a receptjei közül bátran válogathatok.

Lássuk, melyik technikákat alkalmaztam a gyakorlatban, spoiler alert: inkább kevesebb, mint több sikerrel, ha azt nézzük, hogy a 87-ből mennyit is emeltem ki. De ha hihetünk a szerzőknek, elsőre elég pár kisebb változtatás, aminek a pozitív hatásai útközben meghozzák a kedvem a nagyobb célkitűzésekhez. Így legyen.

1. Highlight

Kezdd a napod azzal, hogy kiválasztod az aznapi célod!

A fejezet olvasása közben arra gondoltam, hogy ha csak ezt az egy dolgot be tudom építeni, már megérte. A technika lényege nem bonyolultabb a fentebb kiemelt elvnél: legyen egy olyan highlightod, ami aznapra prioritást élvez.

Ennek kiválasztásához – a személyes programoktól kezdve akár egy prezentáció befejezéséig – és betartásához is kapunk egy jó széles eszközpalettát, amiről a három személyes kedvencem:

Vidd fel a naptáradba a napi highlightodat! Ezt a technikát a könyv olvasása közben el is kezdtem, annyira kíváncsi voltam, mi történhet, ha kiválasztom a fókuszomat és napon belül dedikált időt szánok rá. Azon a hétfőn minden megtörtént: váratlan meetingek, SOS kampánytervezések, lebetegedett munkatárs helyettesítése. Mivel nem akartam már az első nappal feladni a módszert, így kitartóan pakolgattam a highlightom az outlook naptáramban, amíg tényleg eljött az a félóra, amikor be tudtam fejezni a betervezett feladatot.

A könyv több ötletet is ad, hova jegyezd fel a fókuszt úgy, hogy valóban szem előtt legyen. Nekem a naptárban való megjelenítés azért tetszett, mert elvben – a gyakorlatban sajnos nem így lett – erre az időre legalább nem szervezhetnek rá másik értekezletet és nem is hazudsz azzal, hogy abban az időben fontos dolgod van. A módszerek közül szimpatikus volt még a postit-re való felírás is, ami a monitorodra ragasztva szuggerál egész nap, hogy pipáld ki végre. Nálam viszont, ami leginkább bevált, bár ez nem szerepelt a szerzők listájában, az a Trello-ba való beépítés. Heti tervezésekhez és a saját feladataim menedzseléséhez kialakítottam még pár éve egy saját boardot heti, napi és sprint teendőkkel, amik elé felvittem egy napi highlight oszlopot, ahova minden reggel rögzítem az aznapi fókuszt.

Lépj le, amikor készen vagy! „Csak még egy e-mail! Még egy utolsó feladat!” – mantrázzunk a napjaink végén, mielőtt a lefekvés előtt mégegyszer ráfrissítünk a levelezésünkre. Fontos felismerés volt számomra is, hogy a nap végét nem az jelzi, amikor annyira elfáradsz, hogy már nem megy tovább. Fejben persze ezt tudjuk, de mégis hajt minket egy véget nem érő to-do lista. De mikor is húzzuk meg a határt? Ezt mindenkinek egyénileg kell kialakítania. Lehet ez a pont akkor, amikor a napi highlightod végére értél, de lehet egy meghatározott idő is, amihez tartanod kell magad, erre a szerzők a délután 5 órát javasolják.

2. Fókusz

Zárd ki a zavaró tényezőket!

Ezt a részt is nagyon vártam, mert talán ez a leggyengébb pontom, hiszen én is a mobilom rabja vagyok, reflexszerűen scrollozom a social mediát és kényszeresen frissítem a levelezésem. Persze, ez nem csak rajtunk múlik: a legnépszerűbb alkalmazások mind a figyelmünkért küzdenek, nem hiába pörögnek az értesítők 0-24 az összes létező képernyődön, egyszerűen így működik a rendszer.

„Ne várd el a technológiától, hogy visszaadja az idődet!”

Szerezd vissza a fókuszált figyelmed a könyvben felvonultatott eszközökkel! A technikák nagy részét sajnos képtelen voltam hosszútávon tartani, – töröld le az időrabló appokat, kapcsold ki a levelezésed – nekem az az irány tűnt betarthatónak, hogy limitáljam a lehetőségeimet: csak addig nyomkodjam a telefonom, amíg szükségem van rá, amikor kész vagyok, bezárom az ajtókat. A kedvenc ötleteim:

Tisztítsd le a mobilod kijelzőjét! Annyira egyszerűnek tűnt, hogy azonnal nekiláttam olvasás közben. A szabály egyszerű: legyen teljesen üres a feloldás utáni kezdőlapod! Állíts be egy nyugtató tájképet, egy letisztult hátteret, ami nem azt kiabálja: kattintgass, scrollozz, tölts velem még több időt! Miután áttértem a vízpartos üres nyitóképre, akkor is napokig reflexszerűen vizslattam a mobilom kezdőképernyőjét, de amint az üres háttérképem fogadott, szembetaláltam magam a kérdéssel: tényleg belekezdek a felesleges nyomkodásba?

Mint írtam, az appokat nem volt szívem teljesen száműzni, de a könyv szabálya alapján a többi screenre mappákba rendeztem őket, hogy ne legyenek szem előtt és pár kattintás kelljen legalább, hogy elérjem őket, ezzel csökkentve a korlátlan használatot.

Lépj ki! Egy hétig teszteltem azt, hogy a közösségi alkalmazások böngészésének végeztével kiléptem és töröltem az automatikusan megjegyzett jelszavakat is. Írhatnám, hogy nehezített pálya, de ennél még lehetetlenebb volt a helyzet, miután rájöttem, hogy sem az instagram, sem a facebook, sem a linkedin jelszavamat nem tudom fejből – amik ráadásul mind eltérőek, így többször is át kellett gondolnom, valóban be akarok-e lépni az elfelejtettem jelszó és új jelszó igénylésének ismételt köreivel. Ha kevés időm volt, inkább elvetettem a gyors böngészést.

Kapcsold ki az értesítéseket! Hidd el, az értesítések nem a barátaid! Azért is merem kijelenteni, mert a notification-mentes világban egyáltalán nem hiányoznak. Kivéve talán a munkával kapcsolatos jelzések, aminek skipelésével valós dolgokról maradtam le, de ez csak két alkalmazást jelent a húszból. A legaljasabb talán a facebook chat, – a facebook alkalmazást már régen letöröltem – ami nagyjából minden második alkalommal rámkiabál, amikor belépek, hogy ne maradjak le, kapcsoljam be az értesítéseket egyetlen kattintással. Már csak azért sem teszem.

Hagyd el a reggeli check-int! A könyv több fejezetében is foglalkoznak a koránkelés előnyeivel, ami szerencsére nekem már nem új fogalom, de amit még rosszul csinálok, az a legelső rutin a felkelés után. Reggel hat órakor még minden csendes, nyugodt, éppen felkészülünk testben és lélekben a napi teendőkre, ennek ellenére mi az első mozdulatom? A tabletemért nyúlok. Átpörgetem a leveleket, a híreket, elszakítva magam a jelentől, átlépve egy stresszesebb virtuális valóságba. Őszintén szólva még nincs meg erre a legjobb megoldásom, hogy mivel helyettesíthetem a scrollozást, mivel a könyv/magazinolvasás újra csak elálmosít, de erre biztosan új rutint kell bevezetnem.

3. Energizálás

Használd a tested az agyad felpörgetésére!

Adott a napi fókusz, magunk mögött hagyunk néhány zavaró tényezőt, mi jön most? Maximalizáld a mentális és fizikai energiád! Ha kimerülnek az energiaforrásaid, akkor azon túl, hogy csak vonszolod magad a céljaid felé, a kedved is egyre rosszabb lesz és egy végeláthatatlan negatív spirálba kerülsz.

A Make time ezen lépésének kiemelése is teljesen indokolt, mégsem magától értetődő: ahhoz, hogy igazán eredményes legyél, szükséged van annyi energiára, amennyi elősegíti a fókuszáltságot, a tiszta gondolkodást. De mit kell tennünk, hogy azt adjuk magunknak, amit igazán megérdemlünk, ha jut rá időnk?

Az alapelvekben nincs semmi új: mozogj, egyél igazi ételeket (minél több zöldség, gyümölcs, magvak és húsok), kapcsolj ki, aludj rendesen és ne feledkezz meg a személyes kapcsolataid ápolásáról sem, hiszen ezek töltenek fel igazán.

Amit saját technikában vittem tovább:

• Kerestem egy olyan sportot, amit nem muszájból építek be a napok zárására, hanem igazán élvezem és ami amellett, hogy segíti levezetni a napi stresszt, kikapcsol, segíti az alvást és feltölti az energiaszintemet is.
• Célom, hogy több valós szünetet iktassak be a mindennapi hajtásba egy-egy sétával a szabadban, podcast hallgatással kiegészítve – ezt egyelőre nem sikerült beépítenem, de dolgozok rajta.
• Szintén kisebb-nagyobb sikerrel sikerült beépítenem azt, hogy az étkezéseknél elhagyjam a mobil/tablet scrollozást és film/sorozatnézés, de mivel tényleg érzékelem annak a pozitív hatását, hogy ne csak robot módjára egyek, hanem élvezzem is a falatokat, így ez is egy cél, hogy ezidőre feketelistára kerüljön a technológia.

4. Értékelés

Tedd jobbá és még jobbá!

A Make time szerint a fenti lépések fontos kiegészítője, hogy minden nap jelezz vissza magadnak, hogy a beépített technikákat mennyire tartottad hatékonynak. Vezess egy saját rendszert, pontozd őket, hagyd el, ami nem fog működni hosszútávon és építs be újakat.

Az eddigi pár hét tapasztalatai alapján sok technika végezte nálam a kukában, ami így is rámutatott olyan dolgokra, amit eddig nem láttam tisztán, vagy amiről nem akartam tudomást venni. Ha a napod egyszerűen megtervezhetetlen, akkor ott mélyebb probléma lapul, amire más megoldást kell találnod, de amikor kitisztul a kép, még több technikával tudsz csavarni azon, hogy jusson időd az érdemi dolgokra is.

Összesítve viszont azokat, amiket azóta is alkalmazok a mindennapokban, egyértelműen pozitív mérlegre került nálam a könyv, hiszen az elvek egyszerűsége hoz magával egy csomó olyan praktikus feladatot, amivel magunkat is tesztelhetjük: erősítve az önkontrollunkat, keretbe rakva az átláthatatlan káoszt, ami mögött ott rejlik az az idő, amit eddig feltehetően elvesztegettünk.