Ami a The Workshopper Playbookból kimaradt

Mi lehet rosszabb egy félresikerült workshopnál? Például egy céltalan, többórás meeting biztosan. Nem az, ami az információk megosztására hivatott, hanem ahol döntésre kell jutni, valamit mélységében megismerni, vagy ahol új dolgoknak kellene születnie. Helyette mégis egy végtelenre nyúló beszélgetésbe fulladhat a találkozó, amitől általában többet várunk.

Egy ideális világban a szervezetek a meeting-kultúrát is design nagyító alá veszik, hiszen ha több ember értékes ideje a tét, azt nem túl gazdaságos kidobni az ablakon. Most többen felsóhajthatnak, hogy az értekezletek már csak ilyenek, de aki volt már részese jól strukturált, alapjaiban hasonló, mégis célravezetőbb alkalmaknak, az tudja, hogy akár már másfél óra alatt, normális keretek között mennyi minden történhet.

A szervezet rejtett kincsei: az álruhás facilitátorok

Talán az már nem új, hogy egy jó workshop mennyi mindent adhat: gördülékeny csapatmunkát, elkötelezettséget – a projekt vagy a csapat iránt -, hatékonyságot, megfelelő dinamikát a résztvevők között és nem utolsósorban egy jó struktúrát ahhoz, hogy adott idő alatt A-ból tényleg eljussunk B-be.

Ahhoz viszont, hogy tiszta legyen a cél és ne térjünk le az útról, nagyon kell a jó facilitátor, ideális esetben kettő is. Ők azok, akik képesek arra, hogy jó karmester módjára levezényeljék a workshopot, irányítsák a csapatot, a feladatokat, figyeljék az időt, tisztázzák és szem előtt tartassák a célt. A felszínen legalábbis ennyi látszik.

A jó hír az, hogy facilitátor sokkal többekből válhat, mint gondolnánk. Aki viszont úgy érzi, hogy szívesen újrakeretezné akár először a saját csapatának a heti értekezleteit, erre az útra tévedve talál még egy csomó izgalmas feladatot facilitátorként, ami a színfalak mögött biztosítja a jó workshop alapjait.

A workshopok instant levese

De kezdjük az elején. Ott, ahol sok dobozolt workshopot találunk bármilyen probléma megoldására, könnyen gondolhatjuk, hogy ezt akár két nap alatt előkészíthetjük, és mivel adott a recept, nagyjából mindegy, ki „olvassa fel” a feladatokat. Csak nagyon kell követnünk a forgatókönyvet, nagy baj nem lehet.

Ismerem az érzést, de mivel facilitáltam már céltalan és célról meredeken letérő workshopot is, beleszaladtam már pár csapdába, amivel esélyesen nem vagyok egyedül.

A Workshopper csillám

THIS BOOK WILL TEACH YOU THE FRAMEWORK FOR RUNNING ANY TYPE OF WORKSHOP!

Jonathan, from AJ&Smart

Ígéri Jonathan Courtney, az AJ&Smart CEO-ja, aki a The Workshop Playbook 80 oldalán kalauzolja végig olvasóit a workshopolás rejtelmein, vagy valami ilyesmi.

Azt le kell szögeznem, hogy Jonathan, a mögötte álló csapat, és az általuk ontott szakmai anyagok zseniálisak, rengeteget lehet tőlük tanulni. A videóik mankóul szolgálhatnak azoknak, akik a design sprint még egyszerűbb verziójával próbálnák ki magukat először facilitátorként, és a workshopok üdítő hatását, ahogy tettem én is nagyjából két éve.

Amit ők adnak, az egy megfogható formula: adott időkeret, pontosan listázott eszközök, fix feladatok és még extra facilitálási tippeket is kaphatunk, amikkel tényleg lépésről lépésre betárazhatjuk az első alkalmunkat. Sőt, több formulát is kibontanak, az egyik ilyen a könyvben jobban részletezett LDJ workshop.

A The Workshopper Playbook egyik ígérete, hogy az ott ismertetett keretrendszer receptet ad ahhoz, hogy megalkosd a saját receptedet, és magabiztosan tervezhesd meg a saját workshopodat.

Ez a mondás egyébként kifejezetten tetszett, hiszen sejteti, hogy ez csak az instant verzió, amit magadnak dúsíthatsz, de aki erre vágyik, ne ezzel a könyvvel kezdje.

Ami a könyvből kimaradt

A dobozolt workshop formulák egy valamit nagyon tudnak: azt az érzetet keltik, hogy meg tudod csinálni. Látod az elejét, a végét, és a köztes történéseket is percre lebontva. Segítik azt, hogy elkezd, hiszen ha valaki azt mondja, hogy minden probléma, minden csapat, és ezért minden workshop más, már az elején könnyen kihátrálsz.

Próbáltam már a nagyon keretezettet, annak az egyel kevésbé – egyénileg alakított – változatát, és kezdtem már nulláról is workshopot tervezni. Ez egy folyamat, amiben még én is bőven tesztelek. De amit már biztosan tudok: ha valaki arra készül, hogy a design sprint vagy akár az LDJ workshop pont olyan, mint ahogy a szakmai anyagokban látja, annak nincs jó hírem.

Tényleg segít abban, hogy magadat is teszteld a facilitátori szerepben, de a folyamat része az is, hogy mit lépsz akkor, amikor borul a papírforma, és el kell szakadnod a tervtől. Lehet, hogy csak én nem éreztem azt a magabiztosságot, amit a The Workshopper Playbook ígér az első alkalmakra, de az biztos, hogy sokat tanulhatsz magadról is egy ilyen helyzetben.

„Fake it till you make it”

Ami a könyvből szintén kimaradt, pedig nem baj, ha az első alkalmad előtt te is megtudod: nincs tökéletes workshop. Nem érdemes nagyon ráfeszülni – persze ezt milyen könnyű mondani – , ha valami nem a terv szerint alakul, nem kell beleerőltetni semmi olyat, amit előre betáraztunk, de ott mégsem érezzük a helyét. A tapasztalat is azt mutatja, hogy könnyen kiszagolják a résztvevők, ha a facilitátor is elbizonytalanodik vagy elveszik egy feladatban.

Az egyik legnagyobb tanulási folyamat ez volt nekem – és még mindig tart – azon a képzésen, ahol minden árnyoldalával együtt ismertük meg a workshopolás valódi oldalát, teljesen nulláról építkezve az üres workshop tervező canvasbe. Ott tudtam meg azt is, hogy a tervezési folyamat egy sokkal izgalmasabb feladat, sem mint a mások által összerakott formulák másolása.

A saját menetrendünk, az általunk épített logika mentén felsorakozó feladatok egy alap magabiztosságot is adnak, amibe jobban bele lehet lazulni, mint egy betanult, itt-ott nem annyira illeszkedő menetrendbe.

Facilitátorként nem az első feladattal indul a szerepetek, ahonnan a legtöbb workshop anyag indul, nem a résztvevők-helyszín-catering-kellék biztosítása a lényegi előmunka, hanem szorgalmasan el is kell végezni a házit:

• meg kell terveznetek a teljes élményét a közös alkalomnak,
• fel kell készülnötök a résztvevőkből, az elvárásaikból,
• meg kell értenetek a problémát, a célt, amihez a feladatokat illesztitek
• és az energiaszinteket is előre felvázoljátok, hogy ne csak hatékony, hanem jó élmény is legyen a workshop az egész csapatnak.

Hogyan bővítsd a kezdő csomagot?

Ha ma kezdeném el tervezni az első workshopomat – segítség nélkül – , és a semmiből kéne valamit gyorsan kirakni, valószínűleg újra valamelyik sémával kezdeném.

A könnyített verzió csapdája viszont, hogy képes keretezni a gondolkodást, és ha a betárazott formátumokkal kezdünk, utána nehezebb tágítanunk a gondolkodásunkat egy következő csapathoz, célhoz igazítva.

Ha megtetszett valamelyik workshop típus, de a „sablonban” nem mozogsz magabiztosan, például ezekre érdemes figyelned:

Ne spórold le a valós megismerést

Nagyon félre tud menni például egy fix keretű design sprint az azt megelőző kutatási szakasz nélkül. Minden, a témához kapcsolódó háttéranyag segít, hogy erősek legyenek az alapok, meglegyen a közös tudás, és ne menjen teljesen rossz irányba a gondolkodás.

Az LDJ is veszélyes tud lenni akkor, ha egy olyan környezetben visszük, ahol semmit nem tudunk a szervezetről, a célokról, és nem pontos a brief. A vitorlás gyakorlat nagyon fun, de ha nincs előtte tisztázva, hova akarunk eljutni (egyáltalán, hova megy az a vitorlás?), akkor a random problémák kipakolása nem csak hogy nem visz előre, de frusztrációt is okozhat. Fontos az egy irányba állás, ha nincs meg a letisztázott cél, az könnyen félreviheti a teljes workshopot.

A feladatokat a célokhoz igazítsd

Ha fogjuk az összes feladatot, amit ismerünk – ebbe már beolvaszthatjuk a dobozolt formulák elemeit is – , és bedobjuk a virtuális kalapunkba, akkor az új kihívásokhoz könnyebben meríthetünk, sokszínűen mixelhetünk, de fontos, hogy mindig tudjuk finomhangolni az adott célhoz. Ehhez nem árt, ha már többféle workshopot facilitáltunk, hogy lássuk, mihez kell igazodnunk, mikbe sülhetünk bele – nem célszerű ugyanazokkal a feladatokkal nekifutni minden kihívásnak.

Inspirálódj

Ebbe a kalapunkba érdemes folyamatosan új gyakorlatokat, módszertanokat is pakolni, ami szélesíti a palettát és facilitátorként is új kihívások elé állíthat minket. Ehhez segítségül létezik könyv, egy csomó blog, és folyamatosan jelennek meg cikkek új, tesztelt technikákkal is – ezekkel csak óvatosan.

És ha már kellő inspirációt gyűjtöttél, érzed magadban a facilitálási kedvet, amivel a következő meetingeknek hatékonyabb kereteket adhatsz, akkor nincs más hátra: kezdj bele!

Hasznos források workshopoláshoz

• 7 alapvető gyakorlat UX-es workshopokhoz az NN/g-től
• Kiválóan szűrhető workshop toolbox gyűjtemény a Boad of Innnovationtől
• Gamestorming problémamegoldó gyakorlatok
• Facilitálási technikák gyűjteménye a sessionlabtől