Egy workshop bármilyen problémára: Lightning Decision Jam

Bármilyen probléma, ami kreatív és kritikus gondolkodást igényel, könnyen eredményezhet végtelen, fókuszát vesztett meetingekhez. A megoldás egyszerű, a strukturálatlan beszélgetést keretek közé kell helyezni, és előre meghatározott folyamat alapján haladni.

Ezzel el is jutottunk lényegében a workshop definíciójához. Sokféle technikából lehet választani az aktuális kihívástól függően, például design sprint, de ha kevesebb időd van, vagy még nem bonyolítottál workshopokat, akkor érdemes lehet a Lightning Decision Jam-mel kezdeni.

A magam részéről az éveim számával arányosan egyre jobban utálom a klasszikus meeting műfaját, így nagyon örömmel osztom meg tudásomat mindenről, ami segíthet helyettesíteni a végeláthatatlan megbeszéléseket. Az LDJ eléggé egyszerű, de ha nem akarod elolvasni a leírást, itt egy jó videó róla.

Lightning Decision Jam: Mini Sprint

Az LDJ-t az AJ&Smart, berlini product design ügynökség alkotta meg, és lényegében a design sprint alapelveit követi, úgy mint:

• Egyedül, mégis együtt 
• A kézzelfogható dolgok mindig hatékonyabbak, mint a levegőbe beszélni
• Elkezdeni fontosabb, mint, hogy kinek van igaza
• Ne kizárólag a kreativitásra támaszkodjunk

Csodák persze nincsenek, az LDJ sem a varázsszer, de segítségével elkerülheted a végtelen meetingek csapdáját, amikor 3 óra után sem juttok érdemi eredményre.

Mire jó az LDJ?

Elvben az LDJ technika bármilyen problémánál szóba jöhet, amikor a csoport együttgondolkodása szükséges az adott kihívás megoldásához. Ilyenek lehetnek például:

• Konverziós flow vagy vásárlási folyamattal kapcsolatos kihívások
• Belső UX folyamat kitalálása
• Irodai környezet fejlesztése
• Versenyelőnyünk megtartásához kapcsolódó taktikák meghatározása
• Sales folyamat fejlesztése

Az LDJ kipörgethető mindössze 45 perc alatt, de nagyobb csoportnál is elegendő másfél óra. 

Ahogyan a Sprintnél, itt is szükség van egy moderátorra, aki maga is részt vesz a feladatokban, de fő feladata a folyamat és az időkeretek betartatása.

Az LDJ lépései

1. Gyűjtsük össze, ami jelenleg is működik
2. Gyűjtsük össze az ismert problémákat
3. Priorizáljuk a problémákat
4. Alakítsuk át a problémákat kihívásokká
5. Ötleteljünk egyedül (mégis együtt)
6. Priorizáljuk a megoldásokat
7. Döntsük el, mit valósítunk meg
8. Fogalmazzunk meg taktikai lépéseket 

Az LDJ-hez szükséges kellékek

• Téglalap alakú sticky
• Négyzet alakú sticky (2 különböző színben)
• Szavazópöttyök (hasonló, mint a sticky)
• Whiteboard
• Time Timer (a fizikai óra) vagy valamilyen boxing timer app
• Valamilyen kellemes Spotify lejátszási lista (például a Have a Great day)

Ideális csapatméret

Elvben már 2 résztvevővel is működhet az LDJ, de azért a legjobb minimum 3 fővel kezdeni. Az ideális csapatméret pedig 4-6, maximum 8 fő. Ennél nagyobb csapatnál már a whiteboard könnyen válik kaotikussá a nagy mennyiségű postitek miatt.

Az LDJ lebonyolítása

1. Gyűjtsük össze, ami jelenleg is működik – 10 perc

Eszközök: Négyzet alakú postitek (egy szín legyen)

Rajzolj a táblára egy vitorláshajót, valami hasonlót, mint ez:

A felső része – a vitorla környéke különösen ugyebár – olyan dolgokat szimbolizál, amik előreveszik a hajót. Az alsó szekció – a horgony környéke – ennek ellenkezője, minden olyasmi, ami visszahúz minket.

A résztvevők legelső feladata, hogy mindenki írja össze, ami működik jelenleg is. Erre a feladatra 4 perc áll rendelkezésre és nem lehet közben beszélgetni. Egy postitra egyetlen felvetés kerüljön.

Ezt követően a facilitátor egyenként megkéri a résztvevőket, hogy ragasszák fel és közben fejtsék ki bővebben, hogy miért írták az egyes megállapításokat. Résztvevőként erre összesen 1-2 perc áll rendelkezésre.

2. Gyűjtsük össze a problémákat – 5 perc

Eszközök: Négyzet alakú postitek  (szintén egy szín legyen)

Ebben a körben a csapat 4 percet tölt az összes kihívás, hiba vagy aggodalmak összegyűjtésére. Megint csendben, beszélgetés nélkül.

Ezúttal a 4 perc letelte után a facilitátor arra kér mindenkit, hogy ragassza fel a problémákat, de nem kell hangosan elmagyarázni azokat. Így el lehet kerülni talán a személyeskedéseket, illetve hagyjuk, hogy a postitek magukért beszéljenek a problémákról.

3. Priorizáljuk a problémákat – 3 perc

Eszközök: Szavazópontok

A moderátor 3 szavazópontot ad a résztvevőknek. A feladat, hogy mindenki megszavazza, hogy melyek azok a problémák, amiket szerinte meg kell oldani. A szavazás közben nem szabad beszélgetni, befolyásolni a másikat, illetve szavazni nyilván csak a probléma postitekre lehet.

A 3 perc letelte után a facilitátor sorrendbe rendezi a megszavazott postiteket.

4. Alakítsuk át a problémákat kihívásokká – 3 perc

Eszközök: Téglalap alakú postitek

A moderátor a legtöbb szavazatot kapott problémát a Design Sprintből ismert Hogyan Tudnánk? kérdéssé alakítja. Ez a rendkívül hatásos módszer arra, hogy a problémákat kihívássá formáljuk.

5. Csendes ötletelés – 6 perc

Eszközök: Négyzetes postitek (eltérő színben)

Minden csapattag 5 percet kap arra, hogy megoldásokat gyűjtsön a HT kérdésre – egyet postitenként – beszélgetni ezúttal sem szabad. A megoldásokat később nem kell prezentálni – mert akkor a jó előadók igazságtalan előnyhöz jutnának – helyette csak fel kell ragasztani a táblára az 5 perc leteltével.

6. Megoldások priorizálása – 5 perc

Eszközök: Szavazópontok 

Egy újabb szavazási forduló, de a facilitátor ezúttal 6 szavazópontot ad és 4 perc gondolkodási időt biztosít arra, hogy mindenki végiggondolja mely megoldás/megoldások adják a legjobb választ a HT kérdésre. Ezt követően a facitiátor sorrendbe rakja az érdemi szavazatokat kapott megoldásokat. 

7. Döntsük el, mit valósítunk meg – 7 perc

Eszközök: Whiteboard

Lett egy listánk a megoldásokról, most jó lenne tudni, hogy mennyi erőfeszítést kell tennünk és milyen eredményt várhatunk azoktól. Ehhez hasznos az effort/impact skála, ezt kell felrajzolni a white boardra.

A feladat, hogy a postiteket egyenként elhelyezzük a skálán: ez team munka, és a facilitátortól aktív közreműködést igényel, mert könnyen generálódhatnak viták. Ideális esetben például egy ilyet kapunk:

A skála bal felső része a legértékesebb, hiszen azok kis erőfeszítéssel nagy eredményt hoznak, ezek a quick winek, vagy legalábbis gyorsan tesztelhető megoldások.

8. Fogalmazzunk meg taktikai lépéseket – 8 perc

Az utolsó feladatban a kiválasztott megoldást 3 taktikai lépéssé kell alakítanunk. Nem kell túlgondolni, olyan taktikai lépések gyűjtésére kell törekednünk, amik kipörgethetőek 1-2 hét alatt, például:

That’s all. Az LDJ worshoppal másfél óra alatt a csapat azonosíthatja a legfontosabb kihívásokat, prioriztált megoldásokat hozhat rá végtelen viták nélkül. A sprintből más esekben is építkezhetünk, például kickoff meetingeket is építhetünk a módszerre.