Egy kickoff workshop, ami (szinte) bármilyen projekt előtt működik

A termékfejlesztési, vagy a klasszikus UX projektek nem alapozhatóak meg a probléma pontos megismerése nélkül.

Ha gyenge alapokon áll a ház, összeomlik: ugyanez igaz a digitális termékekre. A szilárd alapok egyrészt azt jelentik, hogy elengedő tudással kell rendelkezni a felhasználókról  – erre adnak választ a user kutatások – másrészt ismerni kell az üzleti célt, és abban nem térhetnek el az érintettek vélekedései.

Elvben ezen célok érdekében a projektek többnyire kickoff meetingekkel kezdődnek, amelyek hasonló kérdésekre keresik a választ. Hogy ezeken a megbeszéléseken pontosan mi történik, az már az ahány ház, annyi szokás elvén dől el, ebben a cikkben egy kifejezetten Design Sprintre épülő utat, egy “problem framing” kickoff workshopot mutatok be.

A Design Sprint 2.0-ról már írtam, egy hozzám nagyon közel álló módszertan, amit a Virgo Product Design csapatban igyekszünk minél többet használni.

Mi a baj a kickoff meetingekkel?

A kickoff meetingeken mintha átok ülne, legalábbis ha vissza kell emlékeznem az elmúlt 8-9 év projektindító megbeszéléseire, ahol alkalmam volt részt venni, sajnos nem túl meggyőző a kép.

Például előfordul, hogy nem hívnak meg minden érintettet, így később az outsiderek minden fronton fogást keresnek a terméken.

Abból adódóan, hogy a meeting jobbára egyfajta strukturálatlan nyílt végű eszmecsere, órákig tartó eredménytelen időpocsékolásba fulladhat, aminek a végére a résztvevők energiaszintje a földet csapdossa, így nem igazán érdekli őket a projekt sikere.

Bár a Design Sprintre épített problem framing workshop nyilvánvalóan nem a végső válasz minden problémára – főleg, ha már a megbízó eldöntötte magában a megoldást -, de bizonyos projektek indítása előtt kiválóan bevethető, mert a fent említett torzításokat kizárja.

Ennek a worskhopnak a célja alapvetően a probléma feltárása, valamint hogy közös nevezőre jussatok a célok és kihívások kapcsán.

Résztvevők

A csapat lehetőleg kevesebb, mint 10 főből álljon például a következők szerint:

• Facilitátor
• Döntéshozó 
• Designer
• Pénzügy + marketing

A döntéshozó általában egy c-level szintű valaki, aki nem meglepő módon bizonyos kérdésekben kimondhatja a döntő szót. Bizonyos gyakorlatok során ugyanis szavazni kell, s neki több szavazat jut.

Első lépés: a status quo feltérképezése (20-30 perc)

A status quo megismerése a Sprint első napjának szakértői interjúi révén valósul meg, ami nagyban hasonló a klasszikus UX processben alkalmazott stakeholder interjúkhoz, csak szerintem sokkal hatékonyabb.

A téma szakértőit kell meghívni a megbeszélésre, ez néha maga az ügyfél, vagy a problémát nagyon jól ismerő leader(ek).

A csapattagok feladata, hogy postitekre jegyzeteljenek. Ami viszont a Sprint módszertanából adódó szokatlan húzás lehet, hogy a postiten “Hogyan tudnánk…” – HT – kezdetű mondatokat kell feljegyezni.

Ha tehát résztvevő vagy és az interjú során hallasz valami érdekeset a feladat, alakítsd át kérdéssé – ne hangosan, csak magadban – írd fel a postitre, majd tedd félre.

Ha szakértőként vagy jelen a feladatod nagyon egyszerű, mindent el kell mondanod, amit a témáról tudsz.

HT válaszok szintetizálása és szavazás (15-25 perc)

A szakértői interjúk végén mindenki gyűjtse össze és ragassza fel a postitjeit. Ezt követően megpróbáljuk egy helyre gyűjteni a hasonló feljegyezéseket – meg is címkézhetjük a kategóriákat – , ez leginkább a facilitátor feladata.

Ezt követően mindenki két szavazó pontot kap – hasonló mint a postit, csak kisebb és kör alakú -, a döntéshozó pedig 4-et. Most pedig a feladat, hogy mindenki adja le a szavazatát a leghasznosabb HT kérdésre. A sajátodra is szavazhatsz, sőt, olyat is lehet természetesen, hogy egy HT-re adod mindkét voksodat.

A legtöbb szavazatokat kapottakat felragasztjuk külön: ezzel kirajzolódik, hogy a team mit gondol a legnagyobb kihívásnak.

Második lépés: A célok és a kihívások azonosítása

A feladat ezúttal, hogy azonosítsuk a hosszú távú célt. A gyakorlatban ez annyit tesz, hogy mindenki írja fel egy postit tetejére, hogy: 2 év múlva… Például 2 év múlva mi leszünk a piacvezetők. Öt perc eltelte után minden résztvevő odamegy a táblához és felragasztja, és felolvassa a sajátját. Ezt követően a HT kérdéseknél említettekhez hasonló módon szavazást tartunk.

Miután megvan a fő cél, érdemes a célok akadályában álló kihívásokat azonosítani.

Harmadik lépés: user journey map és fókuszpont (45 perc)

Ennek a feladatnak a célja a fő touchpointok feltérképezése, a fókuszpont meghatározása.

Egy kezdetleges user journey mapet készítünk, amin a legfontosabb lépéseket vázoljuk, amik ahhoz szükségesek, hogy a felhasználóink eljussanak a folyamat elejétől a végéig.

A map bal oldalára a „színészek” – a felhasználó többnyire – jobb oldalra pedig a színészek célja kerül.

Sok tanácstalanságtól kíméled meg magad, ha a mapet az alábbi fázisokra bontod:

• Discover: Hogyan/hol fedezi fel a felhasználó a terméket? 
• Learn: Hogyan tud meg rólunk többet? 
• Use: Hogyan használja a termékünket? 

Ezt követően a megszavazott HT kérdéseket ragasszuk fel a térképre, és markerrel rajzoljuk is körül: Ez szépen kijelöli, hogy hová kell fókuszálnunk.

Ha végighaladsz az itt említett 3 gyakorlaton, fél nap alatt lesz egy jól meghatározott célod, amiben az érintettek egyetértenek, és kirajzolódik, hogy mely területekre kell összpontosítanod a megoldással. Egyszóval a projektet úgy tudod indítani, ahogyan a tipikus kickoff meetingekkel nehezen sikerülne.